企业管理不能达到上达下行,怎么办?

非常认同文章《在单位里,“及时回复”是一种品质》的观点

“及时回复”是一个很小的重要细节,却总被人忽视。

迟到的时候没有及时说明原因,朋友也许会担心你的安全;工作进度没有及时汇报,其他同事只能干等着你的消息;一句简单的“收到”“好”“平安到家”……

背后可能是对别人尊重,让别人放心,更让人觉得你很靠谱。

所以,及时回复,是一种好习惯,更是一种修养。

每个企业都制定了严格的日常工作规章制度,事无巨细,从上下班考勤时间、办公用品借用、请假、出差、费用报销到人事任免制度等等零零总总的上百条制度,打印出来的员工手册有十多页甚至更多。企业管理制度是对企业员工行为的一种约束,用规范化的标准要求员工去遵守,并尽职尽责的完成工作任务。所以企业管理制度的规定也要符合以人为本的原则,充分考虑企业员工的利益,尊重每位员工。只有员工端正工作态度,以工作为责任,才能提高工作效率,从而促进了企业的发展。

企业管理制度中最重要的一条:对上级领导安排的工作任务,及时汇报工作进程,遇困难及时汇报,做到有始有终。但是在实际工作中,上达下行往往差强人意。上级传达了工作任务,下级员工可能因为工作量太多忙不过来、忘记了、拖延等种种原因,没有及时回复上级工作进展情况,导致上级以为工作任务一切顺利,其实可能都还没开始做,后果是严重延误了工作开展。

全管软件认为:21世纪企业管理不能只靠企业管理制度,更不能通过人管人,人盯人的方式,应采用科学的信息化技术实现工作中的三个必要:事必清、事必回、事必报。

运用全管OA系统的科学管理来解决上述难题

为了解决企业员工日常工作的效率问题,全管C5-OA协同办公管理软件中提供了『日常任务』模块来管理企业日常事务,对于上面提到的种种问题,都有相对应的措施来解决。下面我们来为大家进行介绍:

  • 要办的事情记录在软件中

俗话说好记性不如烂笔头,员工都把要办的事情记录在软件中,随时可以查询自己当前的待办任务以及办理过程细节等,这样就不至于把该办的事情忘记了。另外,通过查询历史任务记录,还可以为当前办理同类任务提供帮助,减少差错,提高工作效率。下面是『新增日常任务』界面:

工作中的三个必要:事必清、事必回、事必报

全管OA-工作任务

  • 按轻重缓急四象限来划分日常任务

将当前待办任务按轻重缓急的标准进行划分,如:紧急重要 > 紧急不重要 > 不紧急重要 > 不紧急不重要,推荐按照这种来查看和处理每天的事务,可以避免出现火烧眉毛的忙乱,如下图所示:

工作中的三个必要:事必清、事必回、事必报

全管OA

如果今天的事情已经提前完成,还可以查看一下明天、本周等等的待办事项,把某些事情调整到今天来处理。

  • 领导可随时查询每个员工的工作情况

企业在实施了全管C5-OA协同办公管理软件系统后,建议可以采用制度的方式,要求员工必须把自己工作都记录在OA系统中,以此作为员工的考核依据。

当大家都把自己的任务记录在OA系统之后,领导就可以很方便第查看每一个员工的工作情况,如下图所示:

工作中的三个必要:事必清、事必回、事必报

全管OA-工作日程

如上图所示,领导可以查看自己的直属下级工作情况,甚至还可以越级查看。

员工考虑领导可以随时查看自己的工作情况,自然也就不敢偷懒装样子骗领导了,因为假的东西毕竟经不起考证。

  • 多步推进的方式解决协作难题

日常任务模块也可以解决任务协作的问题,以客户反馈产品问题的处理为例。首先由销售人员发起任务,并指定技术人员为下一步处理人,技术人员处理完成后,再推进给销售人员验收,最后关闭任务。整个过程分工明确,过程清晰可见,事后查询也方便。推进并转交下一步的操作如下图所示:

工作中的三个必要:事必清、事必回、事必报

全管OA-跨部门协同办公任务

如上图所示,当前步骤办理完毕后,可以指定下一步的处理职位(处理人),点击【保存】按钮后,会自动为下一步处理人生成待执行任务推进。

全管OA系统-工作台,公司事务一目了然

工作台汇总了公司所有事务信息,受权限限制,每个员工的工作台呈现的工作内容完全不一样。工作台主要用于展现企业新闻、公告通知、公文发布,以及今日待办工作、任务提醒、工作审批、考勤打卡等工作任务内容。

工作中的三个必要:事必清、事必回、事必报

全管OA-工作台

对于企业来说,员工完成工作要以可衡量的数字化结果产出物为目标,而不是简单的和领导说:“做完了”就结束工作了。用全管OA的任务管理方式来培养明确的目标管理工作方式。且有明确的完成时间限制,不仅培养了管理者准确的目标管理能力,也培养了员工高效的工作执行能力。