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OA系统选型的八大误区

发布时间:2016-10-27阅读数:132

通过应用OA系统来实现办公自动化,已成为很多企事业单位加强内部管理、提升办公质量和办公效率的重要手段。但是很多单位在选择OA系统时,往往会陷入各种各样的误区,下面列举有代表性的八大误区,供广大客户在选型OA系统时借鉴。

误区一:自己开发

认为自己开发OA更能够满足自身要求,还可以随时升级、维护,可控性强,能避免上当受骗,但实际上真的是这样吗?

实际上,自己开发OA系统可能导致很多风险,比如:

  1. 开发一套OA系统涉及到很多专业技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等,是一个需要各种人才的团队工程,但要建立这样的一个团队,成本风险是很大的。

  2. 单位内部的软件开发人员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,往往只是对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆,并不能够真正实现提升管理水平的目的。

  3. 由于经验不足而导致频繁调整OA系统,可能会影响员工的正常使用,延长融合期。

  4. 开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本,不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,显然得不偿失。

因此除了个别特大型企业和敏感性单位,建议普通企业不要自己开发OA系统,风险很大。

误区二:功能越全越好

从理论上来说,只要愿意花钱,软件的功能是可以无限扩展的,但这些功能都是必需的么?

功能多不一定就好,关键还是要看是否适合自己,下面列举了功能过多可能产生的一些问题:

  1. 功能过多,容易造成功能闲置,系统空洞。

  2. 功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦。

  3. 功能多一点,价格高一大截,一次性投入太大。

  4. 功能多了,服务成本也会直线上升,隐形风险增大,可能导致应用半途而废。

因此在选购OA系统时,应该考虑一下自己的实际需求和支付能力。以适用为出发点,砍掉一些可有可无、利用率低的"鸡肋"功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的OA系统。

就OA系统的功能而言,在通用的核心功能之外,每增加10%的功能,价格一般会增加100%-300%,所以应权衡是否有必要为10%的功能而付出大量的费用。

误区三:价格越低越好

价格低固然是好事,但不是越低越好。

买软件不能贪便宜,而是应该在预算范围内选择最适合的软件,下面列举一些低价软件可能导致的问题:

  1. 可能导致质量问题。
    这种价格极低的OA系统,很多只是个人开发的,甚至有些来路不明(比如盗版),产品的稳定性、升级性以及合法型等都无法保障。

  2. 可能导致服务问题。
    有些软件价格虽然便宜,但服务费很贵。众所周知,软件的服务与产品是密不可分的,软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用,不然用户利益得不到有效的保障,服务费就成了一个无底洞。

总之,过低的报价中可能暗藏诸多陷阱,其实是软件厂家对客户不负责任的表现。因此在选购OA系统,应特别警惕过低的报价。

误区四:系统必须完全符合现有管理模式

考虑找一个完全符合现有管理模式的OA系统,这种想法过于理想化和极端化,也不利于管理水平的提升,原因如下:

  1. 软件必须要体现它自身的思想和特点,因为这是软件的作用所在,价值体现。

  2. OA系统不是将传统办公搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式。

  3. OA系统的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益,使之产生抵触心理。

初次使用OA系统,难免会觉得很多方式与传统管理方式不一致,觉得不适应,这种情况是正常的。正确的应对方式应该是去学习新的管理模式,而不是退缩回到原来的起点。

误区五:大企业开发的一定好

大企业开发的OA系统就一定很适合吗?其实是不一定的,而且对于中小企业而言,大公司开发的OA系统一般都不太合适,原因如下:

  1. 术业有专攻,大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好OA系统,因为它们是不同的概念。

  2. 大企业开发的OA系统价格惊人,往往是普通OA的数倍甚至数十倍; 功能呢是大同小异。

  3. OA系统的开发技术和理念日渐成熟,很多公司都开发出了优秀的OA软件;

  4. 大企业开发的OA系统更适合大企业来用,因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色,包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用,因为他们对中小企业理解更直接,更深刻。

因此,选型OA系统的重要依据是看这个软件是否真正适合自己的需求,最好是亲自试用一段时间看看。千万不能盲目下决定,认为大公司的软件就一定好,这是不恰当的。

误区六:选OA系统来彻底改善管理

管理混乱能通过OA系统来解决问题么?这种寄所有希望于OA系统的想法过于理想化,原因如下:

  1. 管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助OA系统来让流程得到有效的执行;

  2. OA系统是一个工具,不具有主观能动性,管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成;

  3. OA系统的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量,将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

  4. 过低或过高的看待OA系统的作用都是不正确的,只有提高整个单位的人员素质,特别是领导者管理软件,才能彻底提高企事业单位的管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA系统,OA系统与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

管理始终是人在进行管理,所以不能把管理的责任完全推到OA系统上,这是不科学的。应充分熟悉OA系统的功能,合理利用OA系统来提升办公效率和办公质量,才是正确的态度。

误区七:功能一步到位,一劳永逸

要求软件功能一步到位,然后从此就一劳永逸。这种想法其实是不现实的,原因如下:

  1. 企业或组织的发展不会一步到位,人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整和改进中。

  2. 产品发展不会一步到位,应用技术、功能模块、管理理念日新月异,必须时刻更新。

  3. 社会发展不会一步到位,社会进步突飞猛进,要么创新,要么淘汰。

所以说,任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要,不可能一步到位。软件没有最好,只有更好,只有保持不断的改进,才会一直契合需求的变化。因此在选择OA系统的时候,应该选择那些易于扩充升级的OA系统。

误区八:好的OA系统不需要服务

服务还要费钱,考虑找个完善的OA系统就可以不要服务了。这种想法其实也是不实际的,原因如下:

  1. 买软件只是第一步,真正的工作在于应用,这是个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的。

  2. OA系统发展迅速,拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会。

  3. 单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

因此,服务是确保OA系统能够顺利使用的必要手段,从投入成本而言,软件厂家收取一定的服务费也是合理的。在选型OA系统时,一定要仔细考察厂家的售后服务,确保无后顾之忧。


  
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