全管C5管理系统采用多维度的权限控制机制,可以实现精细的权限控制,同时也可以大大减少日常维护管理的工作量。在多种维度的权限控制中,我们特别推荐采用职位来进行权限控制。这种方式虽然增加了系统使用初期的实施工作量,但由此带来的好处是明显的,下面详细说明采用职位进行权限控制方式的优势:

职位是什么

  1. 职位可以理解为岗位或者一个具体的工位。

  2.  为职员指定职位,就是把职员安排到从事具体工作的位置上,去从事某些类型和范围的工作。

  3. 一般来说,一个职位只对应一个职员,但在不要求细分权限的前提下,也可指定多人。

  4. 职位有上下级关系,所有职位一起形成树形结构。

  5. 职员可以同时拥有多个职位,即一人身兼多职,但仅有一个是主职位。

  6. 职位对应了所属部门,职员的所属部门取决于该职员主职位的所属部门。

对于职位的理解,按俗话来说就是“一个萝卜一个坑”。这是一种规范化的管理方式,而且从古至今,对于职位的定义几乎没有什么变化,比如:古代的官职以及现代的官职,都是按照职位来进行规范化管理。在管理工作中,即便没有明确设立职位,潜意识中我们还是在按照职位的方式进行管理。比如我们都会安排不同的人员去从事不同的工作,而不是大家都做一样的工作,这就是按职位管理的思想体现。把这种工作安排方式固定下来,并对每一项具体的工作安排赋予一个恰当的名字,这就是职位。

按职位进行管理的优势

  1. 由于管理系统中的数据和权限,都是根据职位来记录和分配的,所以人员变动的时候,只需要调整人员的职位即可。

  2. 上级职位自动拥有下级职位的权限,不需要特别设置。

  3. 自然体现上下级的管理关系,并广泛应用于工作流审批传递、业务数据管理、报告提交审阅等等。

  4. 支持一人多个职位,只需要将已赋权的职位赋予职员即可,无需为职员设置繁琐的多职位权限。

  5. 按职位分配各项事务,可以根据职位定位上下级,从而实现全面监督管理。

  6. 可以实现矩阵式管理,因为一人可以身兼多职,而多个职位可以分属不同的管理体系。

正所谓“铁打的营盘流水的兵”,职位体系就是营盘,而职员就是兵,职位体系相对稳定,而职员则经常会发生变动。正确认识职位和职员的关系,合理规划,就会大大减少管理工作量。

按职员进行管理的劣势

  1. 职员工作岗位调整,该职员经手的数据都必须进行移交,否则继任者就无法查阅这些数据,而这种移交工作量不仅繁琐,还容易发生错漏。另外,移交历史数据本身也值得商榷,因为这会导致原来的经办人信息被重置为继任者,但这显然是不符合历史事实的。

  2. 职员岗位变动后,必须重新给该职员赋权限,以及给继任者赋权限。

  3. 无法实现矩阵式管理,因为按职员管理时,只有单一的上下级关系。

简单总结,按职员进行管理属于“人治”,貌似简单,但实际上毫无章法。要建立现代企业管理制度,首先应从组织结构出发,厘清企业的上下级以及同级之间的管理关系。

总结

按职位进行管理的方式,虽然会加大实施的工作量,但得到的好处是远大于付出。建立职位系统的过程,其实也是一次对企业管理体系的详细梳理,实现“以事定岗,以岗定人,以岗定责”,借此提升企业的管理水平。