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用清晰高效的日常任务管理来提升员工的工作效率

发布时间:2016-07-15阅读数:486

日常工作经常遇到的几类问题

在企业的日常工作中总会产生许多需要处理的事务,由于这些事务数量较多且比较琐碎,处理起来并不容易,在处理日常工作事务时往往会遇到以下几方面的问题:

问题一:该办的事情忘记办了

比如事先定好今天要去银行办业务,不小心忘记了,结果耽误好多相关事情无法处理。

问题二:哪些事情先处理,哪些事情后处理

比如今天有很多事情要处理,没有先处理有些比较紧急的事情,导致后来急得火烧眉毛,事情也没办好。

问题三:有人偷懒但领导不知道

比如有些员工看起来从早忙到晚,实际只是装样子的领导看,究竟谁是真忙而谁在偷懒,领导即使有所察觉,但也只是主观感觉,不敢妄下评论。

问题四:有些事情需要多人协作,没有领导出面不好协调

比如客户反馈的产品问题经由销售部门反馈给技术部门,这就需要销售部门和技术部门协同配合处理,但通常的状况是问题反馈给技术部门后就石沉大海,销售人员被客户逼得走投无路,只好惊动领导出面。这本来是一件小事,但协调不好就影响了客户关系、影响了人员团结、影响了领导的工作效率,危害不小。

上面的这些事情大都是一些小事,但如果很多小事都解决不好,累积起来就可能产生大问题!如果长时间得不到解决,就可能导致人浮于事、工作效率低下,最终伤害的是企业自身。为此许多企业也为制定了严格的规章制度,但过于严格的规章制度也会让员工束手束脚,不但影响工作效率,还可能导致相互踢皮球的情况。

运用软件的科学管理来解决上述难题

为了解决企业员工日常工作的效率问题,全管C5-OA协同办公管理软件中提供了『日常任务』模块来管理企业日常事务,对于上面提到的种种问题,都有相对应的措施来解决。下面我们来为大家进行介绍:

要办的事情记录在软件中

俗话说好记性不如烂笔头,员工都把要办的事情记录在软件中,随时可以查询自己当前的待办任务以及办理过程细节等,这样就不至于把该办的事情忘记了。另外,通过查询历史任务记录,还可以为当前办理同类任务提供帮助,减少差错,提高工作效率。下面是『新增日常任务』界面:

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按轻重缓急四象限来划分日常任务

将当前待办任务按轻重缓急的标准进行划分,如:紧急重要 > 紧急不重要 > 不紧急重要 > 不紧急不重要,推荐按照这种来查看和处理每天的事务,可以避免出现火烧眉毛的忙乱,如下图所示:

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如果今天的事情已经提前完成,还可以查看一下明天、本周等等的待办事项,把某些事情调整到今天来处理。

领导可随时查询每个员工的工作情况

企业在实施了全管C5-OA协同办公管理软件系统后,建议可以采用制度的方式,要求员工必须把自己工作都记录在OA系统中,以此作为员工的考核依据。

当大家都把自己的任务记录在OA系统之后,领导就可以很方便第查看每一个员工的工作情况,如下图所示:

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如上图所示,领导可以查看自己的直属下级工作情况,甚至还可以越级查看。

员工考虑领导可以随时查看自己的工作情况,自然也就不敢偷懒装样子骗领导了,因为假的东西毕竟经不起考证。

多步推进的方式解决协作难题

日常任务模块也可以解决任务协作的问题,以上面的问题四的客户反馈产品问题的处理为例。首先由销售人员发起任务,并指定技术人员为下一步处理人,技术人员处理完成后,再推进给销售人员验收,最后关闭任务。整个过程分工明确,过程清晰可见,事后查询也方便。推进并转交下一步的操作如下图所示:

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如上图所示,当前步骤办理完毕后,可以指定下一步的处理职位(处理人),点击【保存】按钮后,会自动为下一步处理人生成待执行任务推进。

更多功能扩展

如果事情比较复杂,需要多部门多人协作,采用日常任务的单线条方式就不太适合了。比如公司要举办一个经销商大会,就可能需要调动公司各个部门的员工来一起参与,日常任务显然无法胜任,这时就可以使用『项目管理』模块来进行管理。关于项目管理的具体功能和使用,请查阅我们的相关解决方案和知识库文章,或者直接与我们的咨询顾问联系获得相关资料。

  
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