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在OA系统中公示企业规章制度,如何留存已公示证据?

发布时间:2016-09-27阅读数:179

《企业规章制度必须经过公示程序,否则对劳动者不生效》一文中,详细介绍了企业规章制度公示的方法。但是随着OA协同办公系统的普及,很多企业将企业规章制度公示在OA系统中。也有一些企业通过电子邮件系统向每个员工送达企业规章制度。

通过以上二种方式进行公示,是否做到了每个员工都知晓企业规章制度的目的?

全管软件认为:由于网络工具的兴起、企业信息化的建立,为企业办公提供了极大的便利性,而且尤其是对异地员工的管理。使用OA系统可以节省人力资源的很多琐碎性的工作,可以节省人力,节省劳动量,减轻工作压力,提高工作效率。

但是企业管理者也不能忽视法律上的风险。前文中提到的二种网络公示方式,由于都是通过网络进行,目前司法实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹,一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参考性证据时,一般情况下,也是认定为员工手册无效的。

以下三种公示方式,可供企业借鉴

1、员工入职时,公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具,与这些资料和劳动工具同时交付给员工的,就有规章制度手册(需要单独列明),同时,要求员工签字确认收到了。这一种做法,既有充分的证据向员工进行了公示,同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度,便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。

2、员工入职时,为员工进行适当培训时(时间也许只有二三天),其中就有对规章制度的内容培训,对于这种培训,主题以及到场人员工皆有登记,并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法,比第一种做法更具有实际意义。

3、在第二种做法的基础上,企业在培训结束时,会对员工进行关于规章制度的开卷考试,每一名员工皆需要对规章制度进行手写式的答卷,并签上自己的名字。

在实践中,企业可在OA系统中进行公示、进行规章制度的网络培训、网络学习、进行网络考试。但是最终需要员工签字确认已经了解和学习企业规章制度,并将有员工签字确认的纸质文档留存,以作证据备用。

 
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