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我国中小离散制造企业采购管理中存在的一些典型问题

发布时间:2016-09-27阅读数:155

某企业是我国典型的中小离散制造企业,笔者在对其信息化需求的分析和系统实施的过程中,总结了该企业在采购管理中的一些问题,概述如下:

一、采购周期长

可以说,这是传统采购中普遍存在的问题。分析起来,主要是由以下原因造成的:

  1. 采购流程复杂。在该企业中,一项采购业务的完成要经过技术部、生产部、采购部、企管科、厂长、质检部、仓库、财务部等八个部门,中间的沟通与协调是一个反复的漫长过程,再加上与供应商的讨价还价等,更加导致了采购流程的复杂。

  2. 信息传递慢。采购流程中信息的交互是通过人工传递来实现的,与通过计算机网络传递数据相比,速度显然极低。

  3. 文档繁杂且手工操作。企业在信息化之前,采购是在纸质文本的基础上进行的。计划单、价格单、确认单、人库单、检验单等的书写、传递,占用了采购人员大量时间,延长了采购周期。

  4. 供货不及时。由于企业采购物料品种多、供应商多、采购部门人员少,导致采购人员没有梢力对应到货而未到货的供应商进行及时催货,或者说,他们有时候根本弄不清哪些物料应该到货了。而且由于企业一味寻求更低价格的供应商而频繁更换供应商,也导致了与供应商的关系仅仅停留在买和卖上,不能建立稳固的战略合作关系,从而不能保证其及时供货。

二、采购质量没有保证

这一问题主要与供应商的选择有关。企业几乎没有建立起合理的供应商评价体系。采购员主要依据价格的高低去挑选供应商,而忽略了对供货质量的评判。质量的问题通常是通过事后控制来把关。

三、库存控制不力

物料积压与缺货并存。采购员为了履行自己的职责,保证生产需要,尽可能地提前采购和超量采购,而且在实施信息系统前,采殉计划的制定是采购员根据经验制定的,缺乏准确信息的支撑,从而造成了采购的盲目性和波动性。这样做的后果必然导致部分物料库存积压,而有些物料缺货。结果占用了企业大量流动资金不说,更严重的是影响生产的正常运行,延长了交货期,降低了客户服务水平,不利于企业良好信誉的培养和竟争力的维持。

四、采购计划的制定缺乏科学性

该企业在生产管理信息系统实施前,采购计划与生产计划缺乏严格的制约关系。采购计划的制定完全是采购员经验指导下的结果,缺乏科学性。采购计划人员一旦变动,将会给企业采购业务带来很大影响。这与普遍认可的MRP思想不符,更不符合JIT的哲理。

五、价格管理混乱

由于技术手段的落后和缺乏人手对价格数据进行及时整理和更新,导致了价格的混乱。这样,既不利于企管科和厂长对采购计划进行审核,也利于仓库和财务部门进行成本核算,从而不利于企业从整体上对成本进行控制。

六、信息共享性差

由于企业各类数据是纸质管理,或者仅仅是存在于制定者的个人电脑中而不能通过网络传递,信息共享性差,而且由于信息分散,查询极其不方便,从而导致了信息滞后。以至于生产部门不知道还有多少物料可供生产;仓库不知道采购部都采购了什么;采购部也搞不清上个月采购的物料是否到货。这大大影响各项生产活动执行的准确性和效率。

七、员工信息技术应用水平低

虽然说我国工人的信息技术应用水平近些年来有了很大提高,但在不少的中小制造企业,信息技术人才缺乏,工人的信息技术应用水平普遍偏低,还仅仅停留在会使用Word、Excel等基本办公软件的阶段。这是中小企业信息化过程中必须通过培训解决的关键问题之一。

鉴于企业采购管理中的上述问题,建立一套适合中小企业特点的采购管理信息系统就显得十分必要。采购管理信息系统是ERP系统中的一个子系统。整套ERP系统主要包含销售管理、生产管理、采购管理、车间生产管理、库存管理、设备管理、财务管理、综合信息查询、基础数据管理和系统管理共11个模块。采购管理模块是系统中的主要模块之一,与生产计划管理、库存管理、质量管理等子模块密切相关。

 
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